Inventario y acta de entrega: para qué sirven

El día que recibe el inmueble en arriendo, antes de firmar el acta de entrega, usted tiene que revisar cada rincón. Esa revisión no es un formalismo. Lo que quede registrado en el acta es el estado en que debe devolver el inmueble al final del contrato.

Si no hace el acta, o si la firma sin revisar, cualquier daño que encuentre después va a ser problema suyo, y al momento de la entrega, si el propietario dice que algo estaba bien y usted no lo anotó, va a tener que pagar la reparación.

Esta guía explica qué es el acta de entrega, qué debe incluir, cómo hacerla correctamente y por qué es el documento más importante del contrato después del contrato mismo.

Qué es el acta de entrega

El acta de entrega es un documento que describe el estado del inmueble el día que el inquilino lo recibe. Se hace en presencia del inquilino y del propietario (o la inmobiliaria que lo representa), y ambas partes la firman.

El acta debe incluir:

• Estado general de pisos, paredes, techos y ventanas.
• Funcionamiento de llaves de agua, sanitarios, sifones, calentador.
• Estado de cocina, mesones, estufa, campana (si están incluidos).
• Puertas, ventanas, chapas y cerraduras.
• Tomas eléctricos, interruptores, breaker, lámparas.
• Elementos que se entregan con el inmueble (cortinas, persianas, muebles si aplica).
• Observaciones sobre humedades, filtraciones, manchas en paredes o daños visibles.
• Fotos o video del estado del inmueble (no es obligatorio, pero ayuda mucho).

Si el inmueble viene amoblado, el acta debe listar cada mueble, electrodoméstico y elemento decorativo que el inquilino recibe. Eso incluye sillas, mesas, colchones, nevera, lavadora, televisor, vajilla, si aplica.

Por qué es importante

El acta de entrega es la prueba de cómo estaba el inmueble al inicio. Sin esa prueba, cualquier reclamo del propietario al final del contrato se vuelve su palabra contra la del inquilino.

Si un daño no quedó en el acta, será más difícil demostrar que ya existía al momento de recibir el inmueble.

Cómo hacer el acta correctamente

El acta se hace el día de la entrega, antes de que el inquilino traiga sus cosas. Debe hacerse con calma, revisando cada espacio y dejando todo por escrito.

Paso a paso:

1. Revise cada espacio del inmueble. Alcobas, baños, cocina, sala, zonas comunes si aplica.
2. Pruebe todo. Llaves de agua, sanitarios, ducha, calentador, estufa, tomas eléctricos, luces, puertas, ventanas, chapas.
3. Anote cualquier daño o defecto visible. Humedades, manchas, grietas, baldosas rotas, vidrios estrellados, puertas que no cierran.
4. Tome fotos o video de cada espacio. Con fecha y hora. Eso refuerza el acta si hay disputa después.
5. Liste los elementos incluidos. Si vienen cortinas, persianas, muebles o electrodomésticos, anótelos uno por uno.
6. Firme el acta solo después de revisarlo todo. Si el propietario o la inmobiliaria le piden que firme rápido sin revisar, no lo haga. Ese documento lo protege a usted tanto como al propietario.

Si encuentra algo mal el día de la entrega y el propietario se compromete a arreglarlo después, pida que eso quede por escrito en el acta. Por ejemplo: "Humedad en techo de alcoba principal. Propietario se compromete a reparar antes del 30 de octubre de 2026".

Qué pasa si no se hace el acta

Si no hay acta de entrega, no hay prueba escrita del estado inicial del inmueble. Eso deja al inquilino en desventaja ante cualquier reclamo del propietario al momento de la restitución. Aunque la ley presume que el inmueble fue entregado en estado adecuado para el uso previsto.

El propietario puede decir que el piso estaba perfecto, que la cocina estaba impecable, que las paredes no tenían manchas, y el inquilino no tiene cómo demostrar lo contrario.

En caso de disputa, un juez o conciliador puede ordenar un peritazgo para determinar si los daños son por uso normal o por maltrato, pero sin acta, el inquilino parte en desventaja.

Qué es el desgaste natural por el uso

La ley colombiana reconoce el desgaste natural como parte del uso normal del inmueble. Eso significa que el inquilino no tiene que devolver el inmueble idéntico a como lo recibió. Se entiende que vivir en un lugar durante uno o más años genera desgaste.

Lo que se considera desgaste natural:

• Paredes con marcas leves por muebles apoyados o cuadros colgados.
• Pisos con leve desgaste en zonas de alto tráfico.
• Puertas con marcas por el uso diario.
• Grifos con menor presión por el uso.

Lo que no es desgaste natural:

• Paredes con huecos grandes, manchas de humedad por mal uso o pintura destruida.
• Pisos rotos, baldosas levantadas o tablones astillados.
• Puertas partidas, ventanas quebradas, chapas forzadas.
• Filtraciones por mal uso del baño o la cocina.

El acta de entrega ayuda a distinguir entre lo que ya estaba dañado y lo que se dañó durante el arriendo. Sin acta, es más difícil demostrar que el daño ya existía al momento de recibir el inmueble.

La restitución del inmueble

Al final del contrato, el inmueble se devuelve mediante un acta de restitución, que funciona igual que el acta de entrega pero al revés.

El propietario revisa el inmueble, compara el estado actual con el acta de entrega y determina si hay daños que van más allá del desgaste natural. Si los hay, se evalúa la responsabilidad según el contrato y la póliza (si aplica).

Si el inmueble se devuelve en las mismas condiciones (salvo el desgaste natural), el propietario firma el acta de restitución y el contrato queda cerrado sin deudas pendientes.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio hacer el acta de entrega?

No es obligatorio por ley, pero es altamente recomendable. Sin acta, puede ser más difícil demostrar el estado inicial del inmueble en caso de disputa, aunque la ley sí establece presunciones sobre el estado de entrega cuando no hay acta.

¿Puedo tomar fotos o video del inmueble el día de la entrega?

Sí, y es muy recomendable. Las fotos o videos con fecha y hora refuerzan el acta de entrega y sirven como prueba en caso de disputa.

¿Qué pasa si encuentro un daño después de firmar el acta?

Si el daño no estaba visible el día de la entrega y lo descubre después, comuníquelo de inmediato al propietario o la inmobiliaria. Si el daño ya estaba pero no lo vio, se asume que lo recibió así y el propietario puede decir que lo causó usted.

¿Puedo negarme a firmar el acta si el inmueble está mal?

Sí. Si el inmueble tiene daños que el propietario se comprometió a reparar antes de la entrega y no lo hizo, puede negarse a firmar hasta que las reparaciones estén listas. No se sienta presionado a firmar un acta que no refleja la realidad.

¿El acta de entrega protege al propietario o al inquilino?

A los dos. El acta protege al propietario de que el inquilino le devuelva el inmueble dañado sin responder, y protege al inquilino de que le cobren por daños que ya estaban ahí desde antes.

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